How to understand debit and credit in ERP|| ईआरपी में डेबिट और क्रेडिट को कैसे समझें

Debit और credit को समझने का आसान तरीका यह है कि हमेशा यह देखें “किसका हिसाब देख रहे हैं – बैंक का या संस्था (PACS/ERP) का?”। बैंक की नज़र से debit–credit उल्टा दिखता है, जबकि संस्था (ERP लेजर) में सामान्य accounting rule चलते हैं।​

Basic rule (Accounting point of view)

• किसी भी ERP / accounts में Asset (जैसे Cash, Saving Bank Account) बढ़े तो Debit, घटे तो Credit होता है।​
• Liability (जैसे Bank की आपके ऊपर देनदारी) बढ़े तो Credit, घटे तो Debit होता है।​
• ERP में आपका “Saving Bank A/c (DCCB/BCCB)” आमतौर पर Asset माना जाता है, और “Cash on Hand” भी Asset होता है।​

Bank vs संस्था का फर्क

• बैंक की किताबों में आपका Saving Account = बैंक की Liability (बैंक को आपसे उतना पैसा लौटाना है)।​
• इसलिए बैंक statement में:
  • आप जमा करते हैं → बैंक की liability बढ़ती है → बैंक की किताब में Credit दिखेगा।​
  • आप निकालते हैं / bank debit करता है → बैंक की liability घटती है → बैंक की किताब में Debit दिखेगा।​
• लेकिन संस्था की ERP में वही Saving Account = संस्था का Asset है।​
  • बैंक statement में जो Credit दिख रहा है, ERP में उस Saving Asset में Debit आएगा (क्योंकि asset बढ़ा)।​
  • बैंक statement में जो Debit दिख रहा है, ERP में उस Saving Asset में Credit आएगा (क्योंकि asset घटा)।​

यही कारण है कि वीडियो में बताया है: “बैंक स्तर पर Credit है तो संस्था स्तर पर Debit पकड़ते हैं, और बैंक स्तर पर Debit है तो संस्था स्तर पर Credit।”​​

Example 1: Bank ने ₹20 debit कर दिए

मान लीजिए बैंक में आपके Saving A/c में ₹1000 था और किसी कारण से बैंक ने ₹20 debit कर दिए (जैसे DMR transfer या कोई charge)।​

• बैंक की किताब में: ₹20 Debit (liability 1000 → 980)।​
• संस्था ERP में: Saving Bank asset 1000 → 980, यानी ₹20 Credit (asset कम हुआ)।​

अगर वह ₹20 किसी और head (जैसे DMR जमा, खर्च आदि) में आपको “मिला/transfer हुआ” माना जा रहा है, तो:

• ERP entry (simple रूप में):
  • Debit: संबंधित head (जैसे DMR / खर्च) ₹20
  • Credit: Saving Bank A/c ₹20

Example 2: Bank में पैसा जमा (Saving से DMR या सीधे जमा)

1. संस्था ने बैंक में ₹5,000 जमा किए (Cash on Hand से Saving में डाला):

• बैंक statement: Saving A/c में Credit ₹5,000 (liability बढ़ी)।​​
• संस्था ERP:
  • Cash on Hand (asset) घटा → Credit ₹5,000
  • Saving Bank (asset) बढ़ा → Debit ₹5,000
    इसको ERP में cash payment / FS → prepare voucher से करते हैं, जैसा PACS ERP के उदाहरणों में दिखाया गया है।​​

2. Saving से किसी को payment किया (जैसे Printing & Stationery bill ₹5,000 चेक़ से):

• बैंक statement: आपके Saving से Debit ₹5,000 (liability घटी)।​
• संस्था ERP:
  • Saving Bank (asset) घटा → Credit ₹5,000
  • Printing & Stationery expense बढ़ा → Debit ₹5,000
    वीडियो में Other Transfer voucher में यही entry दिखाई गई है: Saving A/c को Credit, और खर्च वाले head (Printing & Stationery) को Debit।​

ERP में याद रखने का Shortcut (PACS context)

• हमेशा सोचिए: “ये खाता मेरे लिए Asset है या Liability?” PACS CAS manual में भी debit–credit के वही सामान्य rules दिए हैं।​
• Asset type head (Cash, Saving Bank, Fixed Assets, Stock): बढ़े → Debit, घटे → Credit।​
• Liability / Income type head (Loan Taken, Members’ Deposit, Income heads): बढ़े → Credit, घटे → Debit।​

और जब confusion हो कि बैंक का Debit/ Credit और संस्था का उल्टा क्यों दिख रहा है, तो बस याद रखिए: बैंक statement बैंक की नज़र से है, ERP लेजर संस्था की नज़र से।