पैक्स (प्रधान कृषि ऋण समितियाँ) अनेक कृषि-संबंधित वस्तुओं की बिक्री करती हैं, जिसमें प्रमुख रूप से उर्वरक (खाद) शामिल है। कंप्यूटरीकरण परियोजना के तहत सभी पैक्स के कार्य एक साझा ERP सॉफ़्टवेयर पर हो रहे हैं। इस सॉफ़्टवेयर के Merchandise (सामान) मॉड्यूल में खाद खरीद और बिक्री की पूरी प्रक्रिया दर्ज की जाती है। नीचे दिए गए चरणों में खाद की खरीद से लेकर बिक्री तक की स्टेप-बाय-स्टेप प्रक्रिया बताई गई है।
खाद की खरीद प्रक्रिया (स्टेप-बाय-स्टेप)
- सिस्टम में लॉगिन करें: ERP में अपने उपयोगकर्ता नाम व पासवर्ड से लॉगिन करके Merchandise सेक्शन चुनें।
- खरीद प्रविष्टि खोलें: Merchandise मेन्यू में “Purchase” या “खरीद प्रविष्टि” विकल्प पर क्लिक करें।
- वाउचर प्रकार चुनें: खरीद के प्रकार के अनुसार वाउचर का चुनाव करें – नकद खरीद के लिए PV (परचेज वाउचर) और उधार खरीद के लिए PUV (परचेज ऑन क्रेडिट वाउचर)।
- विक्रेता विवरण भरें: विक्रेता (डीलर या कंपनी) का नाम, चालान संख्या, चालान तिथि आदि विवरण दर्ज करें।
- खाद का विवरण भरें: जिस प्रकार का खाद खरीदा जा रहा है (जैसे यूरिया, डीएपी आदि) उसका नाम चुनें। मात्रा (टन या किलो), दर (प्रति इकाई) और कुल राशि भरें। यदि कोई टैक्स (GST/VAT, TCS आदि) है तो उसका विवरण भी भरें।
- प्रविष्टि सहेजें: सभी आवश्यक जानकारी भरने के बाद “Save” या “Submit” बटन दबाकर खरीद को सेव करें। इस पर वाउचर जनरेट हो जाएगा और खरीद की प्रविष्टि पूरी हो जाएगी।
Merchandise सॉफ़्टवेयर में रिकॉर्ड/एंट्री
- बहीखाता प्रविष्टि: खाद खरीदने पर ‘खरीद’ खाता (Purchases Account) में डेबिट एंट्री होती है और नकद या ऋणदाता खाते (Cash Account या Sundry Creditor Account) में क्रेडिट एंट्री होती है। उदाहरण के लिए, नकद खरीद में ‘Cash Account’ क्रेडिट होगा, जबकि उधार खरीद में विक्रेता का खाता (क्रेडिटर) क्रेडिट होगा।
- स्टॉक लेज़र अपडेट: वाउचर सेव होने पर स्टॉक लेज़र में खाद की उपलब्ध मात्रा (Stock) बढ़ा दी जाती है। इससे इन्वेंटरी रजिस्टर में खाद की इन्वेंटरी अपडेट हो जाती है।
- अन्य रजिस्टर अपडेट: साथ ही खरीद चालान विवरण (Purchase Register/Invoice Register) और सामान्य लेजर खातों में भी प्रविष्टियाँ दर्ज होती हैं। सभी खरीद व्यय से संबंधित खाते वाउचरों के अनुरूप अपडेट हो जाते हैं।
खाद बिक्री एवं स्टॉक अपडेट प्रक्रिया
- बिक्री प्रविष्टि खोलें: Merchandise मेन्यू में “Sales” या “विक्रय प्रविष्टि” विकल्प चुनें।
- वाउचर प्रकार चुनें: बिक्री के प्रकार के अनुसार वाउचर चुनें – नकद बिक्री के लिए RV (रसीद वाउचर) और उधार बिक्री के लिए SV (बिक्री वाउचर)।
- ग्राहक का चयन करें: किसान या ग्राहक का नाम/सदस्यता संख्या चुनें। यदि ग्राहक नया है तो पहले उसकी जानकारी बेसिस मास्टर में दर्ज करें।
- खाद का विवरण भरें: बेचे जा रहे खाद का नाम, मात्रा, दर और कुल राशि भरें। किसी भी बिक्री कर (GST/VAT आदि) की जानकारी दर्ज करें।
- प्रविष्टि सहेजें: सभी विवरण भरने के बाद बिक्री प्रविष्टि सेव करें। इससे बिल या रसीद तैयार होगी और बिक्री की एंट्री कंपलीट हो जाएगी।
बिक्री प्रविष्टि सेव होते ही स्टॉक लेज़र में खाद की मात्रा घट जाएगी। इसके साथ ही बिक्री संबंधित निम्न खाते अपडेट होते हैं:
- लेजर प्रविष्टि: बिक्री पर ‘विक्रय’ खाता (Sales Account) क्रेडिट होता है और नकद/ग्राहक देनदार खाता (Cash Account या Sundry Debtor Account) डेबिट होता है। उदाहरण के लिए, नकद बिक्री में नकद खाता डेबिट होगा, और उधार बिक्री में संबंधित किसान (देय राशि) खाता डेबिट होगा।
- स्टॉक लेज़र: बिक्री के कारण स्टॉक रजिस्टर में खाद की उपलब्ध मात्रा में कमी होती है।
- अन्य रजिस्टर: बिक्री चालान विवरण (Sales Register) तथा जनरल लेजर खाते भी अपडेट हो जाते हैं। सभी बिक्री से संबंधित एंट्रीज़ त्रुटिरहित हो जाती हैं।
किसान/ग्राहक जानकारी की प्रविष्टि
सॉफ्टवेयर में ग्राहक (किसान) का विवरण पहले से दर्ज होना चाहिए। इसमें किसान का नाम, सदस्यता संख्या या ग्राहक कोड, पता, आधार/कॉन्टैक्ट आदि डाले जाते हैं। नए ग्राहक के लिए इन जानकारियों को मास्टर डेटाबेस में पहले जोड़ें। बिक्री करते समय संबंधित किसान का खाता चुनकर बिक्री उस खाते से लिंक होती है। क्रेडिट बिक्री में ग्राहक का ‘डिट Debtor खाता’ डेबिट होता है, जिससे किसान के खाते में लेनदेन का लेखा-जोखा बना रहता है।
स्रोत: उपर्युक्त प्रक्रिया और प्रविष्टियाँ भारत सरकार और सहकारी मार्गदर्शिका सहित सम्बंधित दस्तावेज़ों के अनुसार तैयार की गई हैं, जो फर्टिलाइज़र की खरीद एवं बिक्री से संबंधित अनुप्रयोगों में उपयोगी हैं।
